5 cách hiệu quả để phát hiện nhân viên nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả từ nhà cung cấp, đối tác

 Mặt dù rất khó để các tổ chức, doanh nghiệp xác minh được các vi phạm của nhân viên trong lĩnh vực này, thám tử VDT cũng xin gợi ý một số biện pháp điều tra, xác minh như dưới đây.

1. Yêu cầu đối tượng nghi vấn tự giải trình

Ngay khi nhận biết được các dấu hiệu nghi ngờ nhân viên đã có thể nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả từ đối tác, nhà quản lý doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên giải trình trực tiếp. Về mặt tâm lý, đối tượng tình nghi có thể phủ nhận cáo buộc và yêu cầu cung cấp bằng chứng.

Trên thực tế, rất khó để đối tượng thừa nhận vi phạm nhưng họ không thể che giấu được các biểu hiện bối rối trên gương mặt. Mặc dù có thể không kết luận được việc nhân viên đã vi phạm nhưng việc nhà quản lý đưa vấn đề ra để thảo luận cũng sẽ được xem như hồi chuông cảnh tỉnh và có thể làm cho đối tượng từ bỏ hành vi đó trong những giao dịch tương tự trong tương lai.

Về mặt kiểm soát nội bộ, việc này cũng thể hiện một cách nhất quán việc công ty không nhân nhượng với bất kỳ vi phạm nào đối với quy chế của công ty.

2. Yêu cầu các đối tác, nhà cung cấp giải trình

Tương tự như việc yêu cầu nhân viên giải trình về vấn đề này, trong một số trường hợp biện pháp này phát huy hiệu quả nhưng không loại trừ khả năng các đối tác, nhà cung cấp cũng sẽ phủ nhận và yêu cầu cung cấp bằng chứng.

Ngoài ra, điểm lợi của phương án này là khi bị chất vấn những vấn đề này, các đối tác, nhà cung cấp của công ty sẽ suy xét cẩn trọng hơn trong việc có nên chi trả hoa hồng cho nhân viên của đối tác bởi vì họ có thể bị đối tác không tiếp tục gia hạn hợp đồng khi bị nghi ngờ có hành vi cạnh tranh không lành mạnh.

3. Kiểm toán lại chi phí mua sắm, đấu thầu để tìm ra điểm bất hợp lý về giá

Về nguyên tắc, công ty có thể tìm ra các điểm bất hợp lý trong quy trình mua sắm hàng hoá, dịch vụ nếu trên thực tế có sự thông đồng của nhân viên và nhà cung cấp trong việc mua sắm.

Khó khăn có thể gặp phải của phương án này là tình trạng sử dụng quân xanh, quân đỏ trong đấu thầu mua sắm hàng hoá, dịch vụ. Mặc dù đã phát hiện được các dấu hiệu vi phạm nhưng không dễ để yêu cầu các bên có liên quan thừa nhận vi phạm khi nhà quản lý công ty không thu thập đầy đủ bằng chứng trong tay.

4. Doanh nghiệp tự tiến hành các biện pháp nghiệp vụ giám sát và điều tra dân sự

Về mặc lý thuyết, phương án này là khả thi. Tuy nhiên, trên thực tế rất khó triển khai do sự hữu hạn của nguồn lực trong công ty hoặc việc những người có liên quan chưa được đào tạo những kỹ năng cần thiết.

Để thực hiện được các biện pháp giám sát và điều tra dân sự, một người phải có một vốn kiến thức và kỹ năng tổng hợp ở nhiều lĩnh vực và cộng với một mạng lưới các mối quan hệ tin cậy để thu thập thông tin.

5. Sử dụng dịch vụ thám tử doanh nghiệp chuyên nghiệp để điều tra về dấu hiệu vi phạm của nhân viên

Các công ty thám tử tư chuyên nghiệp hoạt động trên thị trường với sứ mệnh cung cấp các giải pháp, thông tin mà trong một người không có kỹ năng và kinh nghiệm không thể thực hiện được.

Để xác định liệu một nhân viên có vi phạm hay không, thám tử VDT sẽ xác minh thu nhập của đối tượng, của những người thân (trong trường hợp nhận hộ), lịch sử thanh toán của công ty đối tác và của những người có liên quan của công ty đối tác (trường hợp nhờ thanh toán hộ), cũng như mối quan hệ của những người có liên quan.